Как наладить качественный документооборот с филиалами?

Многие фирмы и компании имеют обособленные подразделения или филиалы, находящиеся вне места присутствия данных юридических лиц. Иногда такие представительства располагаются даже в пределах другого государства. Конечно, наличие обособленных подразделений накладывает дополнительные обязанности на организацию.
Чтобы филиал или представительство создавали меньше проблем, следует уделить особое внимание процессу налаживания документооборота с ними. К тому же не стоит обходить вниманием кадровый состав обособленного подразделения. С сотрудниками следует провести разъяснительную работу на вопрос того, когда, каким образом, какие документы должны оформляться. Для иностранных филиалов зачастую приходится оформлять письменный перевод. Необходимо уточнить нюансы оформления подобных документов и прочие детали.
Прежде всего, следует уяснить, что все первичные документы сотрудники подразделения должны составлять на имя организации (или от её имени). Ведь именно ей принадлежат права и обязанности по сделкам.
Порядок документооборота подразделения зависит от того, выделен ли он на баланс. Если филиал не имеет отдельного баланса, он занимается только составлением первичных документов. Все они должны поступать в головное предприятие вовремя, без задержек. Конкретный срок должен фиксироваться во внутренних нормативных актах. Следует назначить ответственных за прием-сдачу документации.
Рациональным шагом станет создание специальной памятки для сотрудников филиала, в которой будут прописаны порядок работы с первичными документами. Если речь идет об иностранном представительстве, стоит оформить памятку на двух языках (например, если головное представительство в Польше, а филиал в России, следует осуществить перевод с польского и предоставить памятку как на русском, так и на польском языках).
Что касается непосредственно процесса передачи документации, необходимо оформлять при передаче сопроводительный реестр (в нем указываются номер филиала, перечень документов с реквизитами и период, за который передается документация).
Конечно, наиболее распространенный сегодня вид передачи документов – по электронной почте наравне с почтовым отправлением. Это подстрахует возможное опоздание и задержку доставки документации, позволит вовремя отобразить необходимые данные в налоговом и бухгалтерском учете.